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在多行多列区域中高亮显示重复值，避免重复。
性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、发展动态、同行业资料等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。
再按内外两部分区分：如，行政类，分为上级或外单位来件，及本单位形成件。
注意：某些文件，如有支付内容的合同，财务因结算需要须保存，应明确保管界限划分，必要时可复印同时存档。
一定规模单位，此项工作为档案员承担。
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